Ook talent werven via Antenna?

Neem contact op

5 tips voor een efficiënte meeting

Antenna / Tips / / 5 tips voor een efficiënte meeting
2 minuten

5 tips voor een efficiënte meeting

Meetings zijn een onvermijdelijk onderdeel van onze werkweek. Ze kunnen productief zijn, maar ook tijdconsumerend waardoor u niet aan uw werk toekomt. Of de meeting nu plaatsvindt op kantoor of virtueel, het is dus fijn als een meeting lekker efficiënt verloopt. Wij geven u 5 tips voor een efficiënte meeting!

 

1. Maak een agenda

Deze agenda kan gewoon heel simpel zijn, als het maar duidelijk is. Zet een aantal bulletpoints onder elkaar wat u tijdens de meeting wilt bespreken en stuur deze naar alle aanwezigen toe. Zo is iedereen op de hoogte en kan ieder zich alvast eventueel voorbereiden. Stuur deze uitnodiging dan ook maximaal 24 uur van te voren, zodat er tijd genoeg is. Wellicht heeft één van uw medewerkers nog een suggestie, dan kunt u deze nog vroegtijdig in de agenda noteren.

 

2. Bespreek het doel van de meeting

Begin de meeting met het duidelijk maken wat de bedoeling is van deze meeting. Soms zijn meetings ingepland, terwijl het helemaal niet nodig is en dus alleen maar tijd kost. Maak aan uw werknemers duidelijk waarom de meeting is en waar het over gaat. Vermeld daarbij ook nogmaals de agenda en hoelang u denkt dat de meeting gaat duren.

 

3. Blijf gefocust

Gedurende de meeting kan het gebeuren dat het ergens anders over gaat. Blijf hoofdzakelijk bij de agenda die van te voren is besproken, zodat er niet onnodig tijd wordt verspild. Uiteraard zijn discussies goed en kunt u het gesprek soms ook gewoon laten gaan. Soms komen er uit sparsessies hele goede ideeën naar boven. Na verloop van tijd kunt u dan het gesprek weer voorzichtig terugsturen naar de agenda. Streep elk agendapuntje af, zodat u zeker weet dat alles is behandeld.

 

4. Eindig met een samenvatting

Aan het einde van de meeting kunt u kort bij elk besproken agendapuntje een samenvatting geven. Bij elke beslissing kunt u nogmaals vragen of iedereen het er mee eens is. Vraag tot slot of iemand nog wat toe te voegen heeft en sluit af.

 

5. Stuur de resultaten door

Zodra de meeting is afgelopen kunt u eventueel nog alle bevindingen, discussies en actiepunten rondmailen naar de aanwezigen. Zo krijgt iedereen een kort overzicht wat er ook alweer besproken is en of hij/zij nog eventuele actiepunten open heeft staan. Indien nodig, kunt u nog eventueel terug verwijzen op de onderwerpen die zijn besproken in de meeting.

 

10 regels voor een efficiënte meeting (dit geldt voor iedereen)

1. Wees op tijd en zorg dat je bent voorbereid

2. Vermijd niet-noodzakelijke onderbrekingen

3. Draag bij aan het gesprek

4. Laat iedereen meedoen

5. Luister met een open mind

6. Denk na voordat je iets zegt

7. Focus op de agendapunten

8. Pak het probleem aan, niet de medewerker

9. Maak beslissingen

10. Gebruik humor

 

Als de meeting zich online afspeelt, zorg er dan voor dat u de juiste digitale tools heeft. Wij hebben eerder een blog geschreven over digitale tools voor het thuiswerken. Dit maakt de meeting een stuk makkelijker!

Bel Mail Chat