Ook talent werven via Antenna?

Neem contact op

Lenteschoonmaak op kantoor: Hoe pakt u dit aan?

Antenna / Tips / / Lenteschoonmaak op kantoor: Hoe pakt u dit aan?
3 minuten

Lenteschoonmaak op kantoor: Hoe pakt u dit aan?

Vandaag is de eerste dag van de astronomische Lente aangebroken, wat betekent dat het weer tijd is om het kantoor eens flink op te ruimen! Door de vreselijke omstandigheden hebben een groot deel van de bedrijven helaas een stuk minder te doen. Wellicht dat dit dan juist hét moment is om eens flink de grote lenteschoonmaak op kantoor te houden, indien dit nog van toepassing is. Iedereen had dit uiteraard liever anders gezien, maar probeer er iets van te maken!

 

Voorbereiding voor de ultieme lenteschoonmaak op kantoor!

  • Uw medewerkers werken waarschijnlijk (bijna) allemaal thuis, meld voor de zekerheid dat u met de lenteschoonmaak aan de gang gaat zodat u alle rust en ruimte heeft.
  • Bedenk wat u allemaal wilt schoonmaken/opruimen en verwerk dit in een checklist.
  • Verzamel alle schoonmaakspullen en kantoorartikelen (binders, mappen, etc.) die u kunt vinden op kantoor.
  • Zet een goede playlist aan, trek comfortabele kleding aan en starten maar met die lenteschoonmaak op kantoor!

Er zijn vier hoofdstappen, deze kunt u eventueel zelf nog onderverdelen in sub stappen. We bespreken ze hieronder.

 

Bureau

Start bij uw bureau, aangezien dit waarschijnlijk de plek is waar u het meest zit en vaak het meest chaotisch is.

Maak bij dit onderdeel snelle keuzes en blijf niet te lang hangen bij elk document of voorwerp. Als u minder goed bent met keuzes maken, is het raadzaam per onderdeel een timer te zetten. Als u het hele bureau heeft vrijgemaakt en leeggehaald kunt u beginnen met groepjes maken.

Verdeel documenten/voorwerpen in diverse groepjes:

  • Bewaren
  • Twijfel
  • Wegdoen

Het groepje ‘bewaren’ en groepje ‘twijfel’ legt u voor nu even aan de kant en het groepje ‘weggooien’ gaat direct de prullenbak, papierbak of papierversnipperaar in. Nu uw bureau is opgeruimd kunt u even de tijd nemen om het bureau af te stoffen en er een doekje overheen te halen. Plaats alle kantoorartikelen op de toebehorende en houd de eventuele losliggende documenten nog eventjes apart.

 

Documenten

Bedrijven en zelfstandigen moeten financiële administratie 7 tot 10 jaar bewaren (voor meer informatie hierover, zie dit artikel van de Rijksoverheid). Waarschijnlijk komt u dus om in de administratie en puilt uw documentenkast (of map) uit.

De documenten kunt op dezelfde manieren opruimen als bij de vorige stap, namelijk eerst alles uit de kast halen. Doe dit plank voor plank (of map voor map), voor u het weet ligt alles door mekaar. Indien u een kast gebruikt voor uw documenten, stof deze dan plank voor plank eerst even af en haal er een doekje overheen. Maak dan weer groepjes zoals voorgaande stap. Ook kunt u nu de documenten toevoegen die u van uw bureau heeft afgehaald. Wellicht kunt u wel een nieuw ordening systeem bedenken wat nog handiger werkt? Plaats alles weer terug in de kast en gooi weg wat niet meer nodig is.

  • Alle documenten wat met belasting te maken heeft kunt u voor nu aan de kant leggen. Het einde van het jaar is hiervoor namelijk een geschiktere tijd, gezien u dan de eindejaar belastingaangifte gaat doen.

  

Digitale documenten

Start met je desktop, dit is namelijk het eerste wat u ziet. Verwijder of verplaats verouderde, ongebruikte en niet meer relevante bestanden. Daarna begint u met uw documenten map, dit zal waarschijnlijk dé map zijn waar u uw bestanden in heeft staan. Zorg voor een duidelijke structuur en maak mapjes aan waarin u de bestanden kunt onderverdelen. Doe hetzelfde als wat u met uw desktop heeft gedaan en verplaats of verwijder bestanden die niet meer nodig zijn of verkeerd staan. Zorg ervoor dat u al uw bestanden op een externe harde schijf opslaat in het geval van een crash! Loop ook eens uw bladwijzer (bookmarks) en favorietenlijst in uw browser na, verwijder uw cookies, leeg uw cache en zet een virusscanner aan.

  • Nu u toch zo lekker bezig bent, ruim ook eens uw email op (niet verwijderen). Met mapjes heeft u een helder overzicht van al uw mail.

 

Overig van kantoor

Als het goed is heeft u nu een geweldig opgeruimd en georganiseerd bureau. Nu is het tijd voor de rest van uw kantoor, dus pak de stofzuiger en de schoonmaakspullen er maar bij. Begin met het legen van uw prullenbak en de oud-papierbak, die u als het goed is zojuist heeft volgegooid met spullen die weg kunnen. Stof alle oppervlaktes en lampen af indien mogelijk, haal overal een doekje overheen (vergeet uw pc of laptop niet) en stofzuig de vloer. Gooi het raam open zodat de frisse lucht door uw schone kantoor kan waaien. Mocht u het stofzuigen, afstoffen en schoonmaken teveel werken vinden, kunt u altijd nog een schoonmaakbureau inhuren.

 

Met zo’n schoon kantoor kunt u weer gemotiveerd en vol goede moed aan het werk beginnen!

Bel Mail Chat