Antenna
Executive Assistent

Deze vacature is vervallen
Informatie over de vervallen vacature
Functieomschrijving

Jij bent de ondersteuning waar een ander ontzettend gelukkig van wordt, je kunt ervoor zorgen dat anderen in hun kracht komen te staan door meer tijd te besteden aan daar waar zij goed in zijn én bent regelaar die overzicht houdt. Plannen, coördineren en organiseren om jouw partner in crime en het bedrijf succesvol te laten zijn. DAT is een goede Executive assistent! Zie jij dat ook zo? Dan hebben wij voor jou een mooie rol openstaan bij een internationale corporate in Rotterdam! Dit is zeker geen standaard rol, check maar even! 

De functie

Door groei komt de functie vrij. De huidige Executive assistent is verantwoordelijk voor de CEO/CFO en secretaresse. Jij komt nauw samen te werken met de COO. Een ontzettend toegankelijke man die jij gaat ondersteunen! Hij zoekt iemand die het fijn vindt dat een rol niet vastomlijnd is, je vindt het leuk om er taken bij te krijgen en verbetertrajecten aan te dragen. Het is een high-pace environment dus je bent gewend om met piekmoment te werken. Als Executive Assistent krijg je hier dus een flink takenpakket, waarbij ongeveer 70% van de tijd jij bezig bent met de volgende taken:  

  • Secretariële en administratieve ondersteuning voor de COO
  • Complex agendabeheer
  • Het regelen en organiseren van internationale meetings, bezoeken, afspraken en reizen
  • Voorbereiden van presentaties
  • Bewaken van actiepunten en deadlines van de directie. Je bent back up voor de andere EA als zij afwezig is, dit zal ongeveer 10% van jouw tijd zijn.

Maar dan houden we nog 20% over? Hierin ga jij jouw EA werkzaamheden combineren met Office manager taken! Zo ga jij de verantwoording pakken voor alle contractuele zaken gerelateerd aan het pand (de verhuurder, schoonmaakbedrijf, beplanting en aankleding van het kantoor) en het reisbureau. Maar denk ook aan het organiseren van personeelsevenementen en het aansturen van twee Office Assistants. 

De organisatie

Een marktleider met meer dan 3,740 werknemers in meer dan 50 landen op 6 continenten. We hebben we het over een wereldspeler! Het hoofdkantoor is gewoon Nederlands, gevestigd in Rotterdam en telt meer dan 80 medewerkers. Maar wat maakt deze partij zo uniek? Dit bedrijf is gespecialiseerd in chemicaliën en voedingsingrediënten. Dat klinkt niet heel catchy, maar is in de praktijk iets waar we dagelijks mee in aanraking komen. Denk aan een natuurlijke zonnebrand met fijne geur, lippenstift die lang blijft zitten of een vegan cookie! Welke technische/wetenschappelijke touch moet daar aan toegevoegd worden om dit eindproduct te krijgen? Dan komt deze organisatie in actie, zij bieden oplossingen voor problemen van de klant door middel van hun inhouse technische expertise. Zo kunnen zij op maat gemaakte oplossingen bieden en ook de distributiebeheer hiervan verzorgen. Met wereldwijde labs maar ook samenwerkingen met technische groothandels, leveren zij altijd en overal!

Wat krijg jij?

  • Een functie van 32-40 uur per week. De voorkeur ligt op 36/40 uur. 
  • Een salarisindicatie van 3500-4000 euro bruto obv 40 uur
  • 28 vakantiedagen
  • Een premievrij pensioen
  • Reiskostenvergoeding

Je komt te werken in een gemoderniseerd pand op de Kop van Zuid, oftewel jouw uitzicht is op dé icoon van de stad, de Erasmusbrug, wat een werkplek! Jij krijgt jouw eigen kantoor en komt op de afdeling te zitten met C-level managers. Dit betekent ook dat je midden in de stad werkt, het is daarom gewenst om met het OV te komen, maar met een metro en tram halte voor de deur moet dit geen probleem zijn. De organisatie zet erg in op verbinding binnen de teams, daarom worden er echte Rotterdamse Haringparty's georganiseerd maar ook spectaculaire kerstfeesten zijn hier de norm. 

Wat breng jij mee?

Dat verschilt natuurlijk per bedrijf, maar voor dit bedrijf zoeken we iemand die qua persoonlijkheid natuurlijk het best matcht met de directie. En wanneer zullen jullie een klik hebben? Als jij een aanpakker bent die werk ziet liggen, stevig in zien schoenen staat,  een klein team wil aansturen en van nature wil ontzorgen maar ook de COO deels zelf zijn mail/agenda beheer laat doen. Jullie doen het samen en geven de controle aan elkaar! 

Tijdens onze eerste screening kijken we vooral naar: 

  • een afgeronde opleiding richting secretarieel management
  • ongeveer 5 jaar ervaring als Personal assistent, management assistent etc. bij een corporate organisatie, het liefst internationaal
  • Een professionele beheersing van de Engelse taal. De COO spreekt Engels en aangezien je nauw met hem samenwerkt is het belangrijk om ook details perfect te kunnen bespreken. 

Voelt dit als jouw nieuwe rol? Dan zien wij graag jouw gegevens tegemoet via rotterdam@justinrecruitment.nl. Heb je nog aanvullende vragen? Bel ons op 010-8907595

 

 

 

Dé vacature niet gevonden?

Ontvang de nieuwste vacatures per mail of stuur een open sollicitatie