Werken in de commercie – 20 Dec 2022 door Sanne Rietvelt

Alles over werken als backoffice medewerker

De dag van een backoffice medewerker kan op veel verschillende manieren verlopen. Veel hangt natuurlijk af van de organisatie waar je voor aan de slag gaat. Eén ding staat vast, na een dagstart met collega's weet jij in ieder geval precies wat je gaat doen: de administratie op orde brengen en collega's ondersteunen. En dat is nu net waar jij in uitblinkt!

Je krijgt in deze rol te maken met een flinke diversiteit aan taken, vaak op administratief gebied. Dat klinkt breed, maar dat zou jouw functie ook zeker kunnen zijn! Werkzaamheden verschillen bijvoorbeeld per bedrijf en zelfs per sector. Kom je terecht in een grote organisatie? Dan is het takenpakket waarschijnlijk meer afgebakend. In een kleinere organisatie overlappen teams en taken mogelijk meer, waardoor je bijvoorbeeld sneller met de financiële administratie te maken kunt krijgen.

De werkzaamheden van een backoffice medewerker

Ondanks de brede mogelijkheden komen er een aantal werkzaamheden regelmatig terug in iedere backoffice medewerker functie. Waar krijg je dan mee te maken?

• Administratie is voor jou geen vreemd concept. Je ondersteunt afdelingen zoals sales, inkoop en klantenservice en zorgt ervoor dat alles overzichtelijk blijft. Collega's rekenen vaak op jou als het gaat om bedrijfsdossiers, contracten en andere documenten. Natuurlijk komt niet alles op jouw bord terecht, verschillende functies kunnen een combinatie aan verschillende administratieve verantwoordelijkheden vragen.
• Voorraadbeheer, letterlijk het beheren van de in- en uitgaande goederenstroom, met name de administratie die hierbij komt kijken. Jij beantwoordt de vragen van klanten en collega's over jullie voorraden zonder problemen.
• Facturen en offertes. Grote kans dat deze voor verwerking bij jou terechtkomen. Afhankelijk van de organisatie zou het kunnen dat je zelf facturen en offertes opstelt, maar dit kan ook bij een financieel medewerker liggen.   
• Klachten registreren en monitoren. Het is aan jou om samen met de klantenservice naar een passende oplossing toe te werken en te bespreken wat vanuit jouw organisatie de mogelijkheden zijn. Je zorgt er vervolgens voor dat alle stappen en communicatie administratief goed worden verwerkt en altijd terug te vinden zijn.
• Klantendata bijhouden en onderhouden. Dit kan opnieuw per organisatie verschillen. Soms zijn (key) accountmanagers zelf verantwoordelijk voor het administratief verwerken en beheren van klantendata, maar dit zou bij jou terecht kunnen komen. 

Hoe kom je in aanmerking voor de rol?

Zie jij het zitten om als backoffice medewerker aan de slag te gaan? Dan ben je waarschijnlijk benieuwd hoe je daar komt. Of dit nu je eerste baan is, of dat je een overstap zou willen maken naar deze verantwoordelijke rol achter de schermen, wij vertellen je meer over welke eigenschappen je aan deze functie helpen.

• Een afgeronde opleiding in een administratieve richting of aantoonbare werkervaring in een vergelijkbare rol
• Je maakt je nieuwe systemen snel eigen en schakelt hier makkelijk tussen
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift
• Je werkt gestructureerd en nauwkeurig, collega's weten dat jij alles dubbel controleert
• Uitstekende beheersing van MS Office en Exact

Waar kun je als backoffice medewerker op rekenen?

Daar moet natuurlijk iets tegenover staan, dat vinden wij ook. Arbeidsvoorwaarden verschillen vaak per bedrijf en per sector. Sommige organisaties werken bijvoorbeeld met een CAO, anderen hanteren dan weer eigen arbeidsvoorwaarden. Ga dus zeker goed na of de organisatie al dan niet gebruik maakt van een CAO en bekijk wat deze inhoudt. Je kunt ze namelijk makkelijk online terugvinden. Welke voorwaarden vind je verder vaak terug in het contract?

• Een gemiddelde bruto salarisindicatie tussen de €2200,- en €3000,- per maand. Het salaris hangt af van een aantal zaken. Zo wordt er gekeken naar hoe zwaar de functie is, hoe groot de organisatie is, waar jouw verantwoordelijkheden allemaal liggen maar ook naar wat je ervaring en niveau bij aanvang van de functie zijn.
• Vakantiedagen en vakantiegeld. Dit verschilt per organisatie, vraag dus zeker van tevoren goed na waar je op kunt rekenen. 
• Reiskostenvergoeding. Er zijn verschillende soorten reiskostenvergoedingen. Het zou bijvoorbeeld kunnen dat je een volledige OV vergoeding krijgt, een vast bedrag per maand of een bedrag van €0,19 per kilometer al dan niet vanaf een bepaalde afstand. Een reiskostenvergoeding wordt daarnaast soms al meegerekend in het salaris, of zelfs niet aangeboden.

Verder bieden bedrijven vaak eigen secundaire arbeidsvoorwaarden aan die enorm kunnen verschillen. Denk aan een telefoon of laptop van de zaak of aan leuke extra's zoals een sportschool abonnement en regelmatige uitjes met collega's. Los van de functie is het dus belangrijk om te kijken of de cultuur binnen een organisatie bij jou past. Gelukkig zoeken we dat bij Antenna samen uit tijdens het intakegesprek dat wij met je voeren. Daarin leren we jou beter kennen zodat we op zoek kunnen gaan naar de backoffice medewerker functie die écht bij jou past.

Klaar om aan de slag te gaan

Ben je enthousiast en wil je graag een functie als backoffice medewerker? Daar kunnen we je zeker bij helpen. Wij hebben verschillende soorten administratieve functies openstaan bij ontzettend diverse bedrijven. Bekijk dus zeker onze administratieve vacatures!