De 5 beste time management tips

Heb je vaak het gevoel dat je jezelf in tweeën splitst om overal bij te kunnen zijn? Dat je met van alles en nog wat bezig bent, maar uiteindelijk de taken die er écht toe doen niet afkrijgt? Dat je het overzicht kwijt bent terwijl je to-do lijstje blijft groeien? Lees dan gauw verder, wij geven namelijk de 5 beste time management tips!

Wat is time management?

Time management is een vrij breed begrip. Het houdt in dat je zo efficiënt en effectief mogelijk omgaat met je tijd en balans vindt binnen diverse werkgewoonten, processen en technieken. Het doel is om de productiviteit te verhogen en je kostbare tijd op de meest efficiënte manier in te vullen. Kortom, niet harder maar slimmer werken zodat je binnen dezelfde tijd meer taken en activiteiten voor elkaar krijgt.  

Hoe gebruik je nu je tijd?

Om je tijd in het vervolg beter in te delen, is het belangrijk om te kijken hoe je deze nu indeelt. Probeer een aantal dagenlang  bij te houden wat je per uur hebt gedaan en hoelang je hier mee bezig bent. Als een uur te ruim is, dan kun je dit natuurlijk ook per halfuur doen. Zo weet je exact wat je op een dag gedaan hebt en hoeveel tijd je hier aan hebt gespendeerd. Komt dit overeen met wat je zelf in gedachten had? Zo niet, dan is het tijd om te kijken waar je aanpassingen kunt doorvoeren. 

Doelen en een takenlijst opstellen

Stel haalbare doelen op en zorg ervoor dat je ze SMART (specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch, tijdgebonden) maakt. Breek deze doelen op in kleinere subdoelen, zo wordt het haalbaarder om ze te behalen. 

Gebruik één takenlijst om al je to-do’s en taken in te noteren. Misschien gebruik je nu verschillende apps, programma’s of tools door elkaar, maar dat kost je soms meer dan het je oplevert. Daarom adviseren we om één takenlijst te gebruiken. Of dit dan digitaal of op papier is, dat is aan jou. Deel deze lijst vervolgens op in urgente en minder urgente zaken. Zo zie je in één oogopslag wat eerst moet gebeuren en wat er wel even kan wachten.

Maand-, week- en dagplanning

Nu alle taken in de takenlijst staan opgesteld, is het tijd om een maand-, week- en dagplanning te maken. Met een heldere planning geef je structuur aan de taken en voorkom je dat je dingen uitstelt of verschuift. Zet in dit overzicht alleen de taken neer waaraan een tijd of datum gebonden is, dus belangrijke afspraken en deadlines. De overige taken staan namelijk al op je takenlijst. Mochten er dan toch spoedtaken tussendoor komen, dan staat je planning tenminste niet al helemaal volgepland. 

Maak taken af

Hoe fijn is het gevoel om dingen gedaan krijgen? Om te voorkomen dat je blijft hangen, kun je een tijdsindicatie achter de taak vermelden met hoelang je verwacht ermee bezig te zijn. Is de tijd verstreken? Dan begin je hoe dan ook aan de volgende taak. 

De (overvolle) mailbox

Een volle inbox is voor iedereen wel herkenbaar. Soms lijkt er geen einde aan te komen. Onze tip: Kijk op een aantal vaste momenten van de dag naar je mailbox en sluit deze daarna. Als collega’s je echt nodig hebben, dan bellen ze je wel. Daarnaast kun je met collega’s afspreken dat ze je niet bij elke mail in de cc zetten.

Time management is belangrijk zodat je niet overspoeld raakt door je eigen werk. Sta dus regelmatig stil bij de waarde van je eigen tijd en hoe je deze het beste verdeelt over je werkzaamheden. Kleine verbeteringen kunnen hierin grote impact hebben. En zo zorg je ervoor dat je werk efficiënt én leuk blijft!