Geef je nieuwe medewerker een goede start

Je hebt de juiste persoon gevonden. De handtekening staat onder het contract. En nu? Hoe de onboarding verloopt, bepaalt voor een groot deel of iemand blijft.

In onze vorige blog schreven we over waarom goede mensen vertrekken. Een van de dingen die daarin terugkwam: veel verloop begint al bij de onboarding. De verwachtingen klopten niet, de cultuur was anders dan gedacht of iemand voelde zich niet echt welkom. Dat is zelden de schuld van de nieuwe medewerker, maar vaak een onboardingprobleem.

Toch behandelen veel organisaties het onboardingproces als een administratieve taak. Laptop regelen, toegangspas aanvragen, rondleiding geven. En dan verwachten ze dat iemand na een week volledig op stoom is. Dat werkt niet. Uit onderzoek van UWV blijkt dat het eerste jaar doorslaggevend is voor nieuwe medewerkers. Onderzoekers noemen dit ook wel de 'make-or-break' periode. Hoe iemand die periode ervaart, bepaalt of hij of zij wil blijven.

Waarom het onboardingproces zo vaak misgaat

Wat wij regelmatig horen van kandidaten die een nieuwe baan zoeken: de eerste dag was overweldigend. Veel informatie in te weinig tijd. Of juist het tegenovergestelde, niemand die wist wat ze moesten doen met de nieuwkomer. Een bureau dat vrij staat. Geen laptop. Een leidinggevende die het te druk had om even langs te komen.

Het komt vaker voor dan je denkt. Uit onderzoek blijkt dat een derde van de nieuwe medewerkers in de eerste weken met onbeantwoorde vragen blijft zitten over hun rol en hun plek in het team. En iemand die al vanaf dag één twijfelt aan zijn of haar keuze, herstelt daar maar moeilijk van.

Een goed onboardingproces begint voor dag één

De periode tussen het tekenen van het contract en de eerste werkdag wordt door veel werkgevers onderschat. Maar juist dan is iemand het meest gemotiveerd en nieuwsgierig. Gebruik die energie.

Een kort welkomstberichtje van de leidinggevende. Een overzicht van wie er in het team zit. Een agenda voor de eerste week zodat iemand weet wat hem of haar te wachten staat. Het hoeft niet groot te zijn. Maar het laat zien: we hebben aan je gedacht, je bent welkom.

Zo ziet een goede onboarding nieuwe medewerker eruit

Een goed onboardingproces gaat over meer dan processen uitleggen. Het gaat over verbinding. Iemand het gevoel geven dat hij of zij erbij hoort, dat de keuze voor dit bedrijf de juiste was en dat er ruimte is om vragen te stellen (ook de domme).

Geef iemand een vast contactpersoon.
Niet alleen de leidinggevende, maar ook een buddy in het team. Iemand bij wie een nieuwe medewerker terecht kan zonder het gevoel te hebben dat hij of zij lastig is. Wij zien dat plaatsingen waarbij een buddy is aangewezen veel soepeler verlopen, want die nieuwe collega heeft altijd iemand bij wie hij of zij even kan aankloppen.

Plan check-ins in de eerste drie maanden.
Niet één evaluatiegesprek na drie maanden, maar korte, informele momenten tussendoor. Hoe gaat het? Waar loop je tegenaan? Wat had je anders verwacht? Die vragen stellen kost vijf minuten en levert enorm veel op. Veel leidinggevenden denken dat ze dit al doen, maar een informele vraag bij de koffieautomaat is iets anders dan een bewust ingepland moment.

Wees eerlijk over de leercurve.
Een nieuwe medewerker is gemiddeld pas na vijf à zes maanden volledig productief. Dat is normaal. Wie daar realistisch over is voorkomt onnodige druk en teleurstelling aan beide kanten.

Betrek het team bewust.
Een nieuwe collega voelt zich pas echt welkom als het team dat ook uitstraalt. Dat vraagt soms een beetje sturing, niet iedereen doet dat vanzelf. Een gezamenlijke lunch in de eerste week, iemand die de eerste dag even meeloopt, een kort voorstelrondje in het teamoverleg. Kleine dingen die een groot verschil maken, maar die je als leidinggevende wel even moet organiseren.

Onboarding en personeelsbehoud

Hoe je omgaat met iemand in de eerste weken, zegt meer over je organisatiecultuur dan welke vacaturetekst dan ook. Een nieuwe medewerker die vanaf dag één merkt dat er aandacht is, dat er naar hem of haar geluisterd wordt en dat de verwachtingen kloppen, bouwt vertrouwen op. En vertrouwen is de basis van alles wat daarna komt inclusief of iemand over een jaar nog bij je werkt.

Wat wij zien als recruitmentpartner

Als wij een match maken, stopt onze betrokkenheid niet bij de handtekening. We vragen na hoe de start verloopt, bij de kandidaat én bij de opdrachtgever. Dit doen we omdat we weten hoe bepalend die eerste periode is.

En wat we merken: de plaatsingen die het langst standhouden zijn bijna altijd die waarbij de werkgever bewust heeft geïnvesteerd in de start.  Een goede onboarding is geen extraatje. Het is het logische vervolg op een goede match.

Veelgestelde vragen over onboarding

Wat is onboarding?

Onboarding is het proces waarbij een nieuwe medewerker wordt verwelkomd en ingewerkt in een organisatie. Het gaat verder dan een rondleiding en een laptop. Het draait om verbinding, duidelijkheid en het gevoel dat iemand echt welkom is.

Hoe lang duurt een goed onboardingproces?

Een nieuwe medewerker is gemiddeld pas na vijf à zes maanden volledig productief. Een effectief onboardingproces loopt minstens de eerste drie maanden mee met regelmatige check-ins en persoonlijke aandacht.

Wanneer begint onboarding?

Al vóór de eerste werkdag. De periode tussen het tekenen van het contract en dag één is waardevol. Een welkomstberichtje, een agenda voor de eerste week of een kennismaking met het team zorgt al voor betrokkenheid voordat iemand is begonnen.

Wat is het verschil tussen een goede en slechte onboarding?

Een slechte onboarding is puur administratief, alleen een laptop overhandigen, een rondleiding geven en succes! Een goede onboarding is persoonlijk: een nieuwe medewerker voelt zich welkom, weet wat er van hem of haar wordt verwacht en heeft een vaste contactpersoon bij wie hij of zij terechtkan.

Benieuwd hoe Antenna ook na de plaatsing meedenkt over een goede start? We sparren graag met je mee.