Tips voor naast jouw carrière – 13 Dec 2021 door Serina Romijn

De 5 beste time management tips

Heeft u ook vaak het gevoel dat u zich in tweeën moet splitsen om overal bij te kunnen zijn? Dat u met van alles en nog wat bezig bent, maar uiteindelijk de taken die er echt toe doen niet af kunt krijgen? Kortom, u bent het overzicht kwijt en uw to-do lijstje blijft maar groeien. Lees dan gauw verder, wij geven namelijk de 5 beste time management tips weg.

Wat is time management?

Time management is een vrij breed begrip. Het houdt in dat u zo efficiënt en effectief mogelijk omgaat met uw tijd, door middel van diverse werkgewoonten, processen en technieken. Het doel is om de productiviteit te verhogen en uw kostbare tijd te besteden op een correcte wijze. Hiervoor hoeft u niet perse harder te werken, maar wel slimmer. Zo krijgt u meer taken en activiteiten gedaan binnen een bepaalde tijdspan.  

Achterhaal hoe u momenteel uw tijd gebruikt

Om uw tijd in het vervolg beter in te kunnen delen, dient u eerst te weten hoe u dit nu indeelt. Probeer van een aantal dagen bij te houden wat u per uur hebt gedaan en hoelang u hier mee bezig was. Als een uur nog te ruim is, kunt u dit ook per halfuur doen. Zo weet u exact wat u op een dag heeft gedaan en hoeveel tijd u hier aan heeft gespendeerd. Nu u een overzicht hebt hoe u momenteel uw tijd indeelt, kunt u zien wat er eventueel verbeterd of aangepast kan worden. 

Doelen en een takenlijst opstellen

Stel haalbare doelen op en zorg ervoor dat u ze SMART (specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch, tijdgebonden) maakt. Breek deze doelen op in kleinere subdoelen, zo wordt het haalbaarder om deze te behalen. 

Gebruik één takenlijst om al uw to-do’s en taken in te noteren. Wellicht gebruikt u nu verschillende apps, programma’s of tools door elkaar om uw taken te noteren. Het is raadzaam om deze voortaan allemaal in één takenlijst bij te gaan houden. Of dit dan digitaal of op papier is, dat is uiteraard aan u de keuze. Door nog maar één takenlijst te hanteren houdt u overzicht. Deel deze lijst in op urgente en minder urgente zaken. Zo ziet u in één oogopslag wat eerst moet gebeuren en welke wel even kunnen wachten.

Maand-, week- en dagplanning

Nu alle taken in de takenlijst staan opgesteld, is het tijd om een maand-, week- en dagplanning te maken. Met een heldere planning geeft u structuur aan de taken en voorkomt u dat u dingen gaat uitschuiven. Zet alleen de taken neer waaraan een tijd of datum gebonden is, dus belangrijke afspraken en deadlines. Met één blik op uw planning weet u direct waar u aan toe bent. Zo voorkomt u dat uw planning barstenvol wordt en u alsnog het overzicht kwijt raakt. De overige taken staan immers al op uw takenlijst. Mochten er dan toch spoedtaken tussendoor komen, dan staat uw planning tenminste niet helemaal volgepland. 

Maak taken af

Hoe fijn is het gevoel om dingen gedaan krijgen? Om te voorkomen dat u blijft hangen kunt u een tijdsindicatie achter de taak vermelden met hoelang u er denkt mee bezig te zijn. Probeer niet te lang bezig te zijn met uw taken. Eventueel kunt u ook een timer aanzetten. Is de tijd op? Dan begint u aan de volgende taak. Zo voorkomt u dat u te lang blijft hangen bij bepaalde taken.  

De (overvolle) mailbox

Een volle inbox is waar we allemaal (wel eens) mee te maken hebben. Soms lijkt er geen einde aan te komen. Maar het is niet altijd noodzakelijk deze mailbox direct te legen. 

Kijk op een aantal vaste momenten van de dag naar uw mailbox en sluit deze daarna. Mochten uw collega’s u echt nodig hebben, dan bellen ze u wel. Daarnaast kunt u met uw collega’s afspreken dat ze u niet bij elke mail in de cc zetten. Mochten ze dat wel doen, dat u niet genoodzaakt bent te antwoorden.